Vous arrive-t-il de recevoir un courriel portant le même objet (sujet) qu’un vieux message que vous aviez vous-même transmis il y a plusieurs mois? Lorsque ceci se produit, vous devez demeurer perplexe comme bon nombre de correspondants. Pourquoi ce vieux sujet? La question semblait pourtant bien avoir été réglée? Le dossier doit-il être rouvert? Le problème s’est-il produit à nouveau? Que se passe-t-il?
C’est que… votre adresse courriel n’étant pas dans le carnet d’adresses de votre correspondant, il a pigé dans ses archives pour ensuite cliquer « Répondre » à un vieux courriel, sans prendre le temps d’en modifier l’objet pour préciser la raison de son nouveau message.
Et que dire de tous ceux qui titrent leurs courriels « Salut »? J’ai un copain qui s’amuse à m’agacer avec ça, sachant que ça me rend dingue. Par chance que je l’adore et que lorsqu’il le fait, c’est précisément parce qu’il se sent particulièrement taquin ce jour-là. Autrement, il prend soin de sélectionner un objet pertinent.
Court-circuit et perte de temps
Lorsque nous négligeons (oui, c’est une négligence) de préciser l’objet de notre message, outre le fait que notre correspondant reçoit notre courriel avec un point d’interrogation géant, nous court-circuitons ses efforts (et les nôtres par le fait même) pour mieux classer ses courriels et y référer rapidement à une date ultérieure. Après tout, quoi de mieux pour retracer un courriel que son objet?
Il en va de même pour les courriels qui partent d’un sujet précis, pour ensuite « débouler » vers un autre très différent, au fil des échanges. On débute en discutant du dossier de Monsieur X pour ensuite bifurquer sur le dossier de Madame Y, tout en gardant le même titre de courriel, sans compter les interminables « Re: Re: Re: Re: … » précédant l’objet, qui s’étirent jusqu’au Lac St-Jean. Erreurs de classement et recherches interminables à l’horizon! Quelle perte de temps.
La méthode à suivre pour assurer une meilleure classification à long terme des courriels (pour tous) est sans contredit de bien choisir leur sujet lorsque nous les rédigeons. Pour les courriels d’affaires, prenez le temps de préciser le nom du dossier concerné, suivi de quelques mots sur la raison ou le contenu du message.
Par exemple, en transmettant cet article pour diffusion à la revue XYZ, le sujet de mon courriel serait comme suit : « Article XYZ – Bien choisir l’objet de ses courriels ». Mon correspondant saura donc de quoi il s’agit, dès la lecture du sujet de mon courriel. Il pourra ainsi, dans un premier temps, connaître la nature du contenu, et dans un second, déterminer si c’est une réponse qu’il attendait ou si, à l’inverse, une réponse urgente est attendue de sa part. C’est simple, mais c’est surtout courtois et respectueux du temps de nos correspondants. Si, comme moi, vous recevez plus d’une centaine de courriels à chaque jour, le temps sauvé est inestimable.
Reprenez le contrôle !
Que faire lorsque le sujet d’un courriel porte à confusion sur son contenu? Prêchez par l’exemple et modifiez-le dans votre réponse. Ensuite, vous pouvez modifier celui du courriel reçu (la plupart des logiciels de gestion de courriel le permettent) et le sauvegarder avec un sujet pertinent. Mais, direz-vous, si je change le sujet du courriel reçu et que plus tard, je tente de dire à mon correspondant : Ton courriel du 2 janvier ayant pour sujet « XYZ – articles du mois », il ne le retrouvera pas si son courriel initial avait pour titre « Salut ». Effectivement. Il est donc alors suggéré d’écrire VOTRE nouveau sujet avant l’ancien et de mettre ce dernier entre parenthèses pour référence future, si nécessaire. Donc, dans le cas qui nous concerne : XYZ – article du mois (Salut). Voilà!
Le courriel est malheureusement maintenant perçu comme une messagerie instantanée. On clique le bouton et on oublie que les personnes avec qui nous correspondons sont encore (et toujours!) des êtres humains avec une pensée linéaire. Sachons donc les aider (et nous aider en même temps), en prenant les 30 secondes de plus pour bien choisir l’objet de nos courriels et respectons le temps de nos correspondants. Ils vous en seront reconnaissants.
À vos sujets; tapez !
Passionnée d’entrepreneuriat, l’auteure accompagne les entrepreneurs dans leurs réflexions et leurs prises de décisions depuis 1997.
On la consulte pour mieux cerner ses options face à une situation difficile ou lorsqu’une décision importante exige une réponse alors que l’arbre semble cacher la forêt.
