Tout comme il est important d’indiquer son numéro lorsqu’on laisse un message téléphonique, la signature courriel doit être efficace, appropriée et constante. Voici quelques trucs pour créer une signature qui saura suivre vos messages.
Comme vous vous en doutez, nous recevons un bon nombre de courriels quotidiens chez Espace SOLO. Pour la plupart, la réponse se fait par courriel de retour, mais parfois, la demande nécessite un appel téléphonique. Qu’arrive-t-il si le correspondant n’a pas joint son numéro à sa signature courriel? Nous devons le chercher…
Vous avez sûrement été pris dans cette même situation. L’expérience est d’autant plus éprouvante si vous prenez le message de l’extérieur ou sur votre téléphone intelligent et que vous n’avez pas accès au dossier de votre correspondant. Un peu comme ceux qui laissent un message téléphonique disant « C’est moi, rappelle-moi ! » et qui présument que tous se promènent avec les numéros de tout un chacun dans sa poche.
Une bonne signature électronique comprend :
- votre nom
- votre titre (si vous y tenez vraiment)
- le nom de votre entreprise
- votre adresse courriel
- votre numéro de téléphone
- l’adresse de votre site Web
Ainsi, non seulement facilite-t-on les retours d’appels, mais également les références à une autre personne par un simple « copier/coller ».
Oui, inclure ses coordonnées à sa signature électronique fait du sens. Mais là encore, pas n’importe comment.
Une signature qui dure…
Plusieurs logiciels permettent d’inclure une signature personnalisée en y intégrant, logo, images et couleurs. C’est bien et l’effet est parfois ravissant. Mais qu’arrive-t-il si vos correspondants ont l’habitude de ne pas télécharger les images et les pièces attachées pour sauver la bande passante de leur téléphone cellulaire?
Si votre signature entière est une image, la voilà disparue !
Pour cette raison, il est préférable de limiter toute image de signature au logo et au slogan de l’entreprise. Toute l’information de votre profil personnel devrait demeurer du simple texte.
… et dure …
Même si vous répondez à une série de courriels où votre correspondant sait bien qui vous êtes, signez *toujours* chaque intervention en entier. Ceci évitera à votre correspondant d’avoir à fouiller le courriel jusqu’au bas pour retrouver vos coordonnées. Surtout si, comme nous, il vous arrive de tronquer un message trop long lors d’échanges répétés ou lorsque le contenu précédent ne concerne plus le sujet discuté, ce qui a pour effet de détruire la signature initiale.
Et l’avis de confidentialité dans tout cela?
Plusieurs personnes croient important d’inclure un avis de confidentialité au bas de leurs courriels. Certains sont même plus longs que le message courriel lui-même. L’important est de comprendre que d’inclure un tel paragraphe à un courriel a plus un effet dissuasif que juridique. Nous vous référons à un article intéressant à ce sujet sur le site de l’Office québécois de la langue française.
En résumé, pour que vos destinataires puissent rapidement communiquer avec vous ou vous référer et que vos signatures suivent vos courriels jusqu’en archivage :
- Créez une signature claire contenant l’essentiel de vos coordonnées.
- Limitez les images dans votre signature à l’inclusion de votre logo.
- Incluez votre signature à TOUTES vos communications, même s’il s’agit d’une réponse à un long échange.
- Utilisez les avis de confidentialité à votre guise, en comprenant qu’elles n’ont pas de poids juridique envers celui ou celle qui recevrait votre courriel par erreur.
Bonne signature !
Passionnée d’entrepreneuriat, l’auteure accompagne les entrepreneurs dans leurs réflexions et leurs prises de décisions depuis 1997.
On la consulte pour mieux cerner ses options face à une situation difficile ou lorsqu’une décision importante exige une réponse alors que l’arbre semble cacher la forêt.
